COMMERCIELE VOORWAARDEN

Algemene voorwaarden voor het uitvoeren van vertalingen, proeflezen, tolken, DTP en/of ander vertaal- en lokalisatiewerk.
KennisTranslations zal het vertalen, proeflezen, tolkwerk, DTP en/of ander vertaal- en lokalisatiewerk uitvoeren volgens de volgende algemene voorwaarden:

Zie bijlage I voor definities (Definities m.b.t. de vertaal- en tolkdiensten)

PRIJSOPGAAF
Tenzij anders vermeld worden onze vertaaldiensten berekend op basis van een eenheidsprijs per woord brontekst (gebaseerd op een analyse gemaakt door de software die van toepassing is op dat project). Alle geleverde vertalingen zijn inclusief revisie door een tweede persoon overeenkomstig de hieronder vermeldde werkwijze.

Proeflezen, herschrijven, formatteren en lokalisatiediensten worden gerekend op basis van een uurtarief n.a.v. het berekenen van het aantal uren die nodig zijn om het gevraagde werk uit te voeren. De prijsopgaaf geeft ook een indicatie van het aantal werkdagen die nodig zijn om het gevraagde werk uit te voeren, indien van toepassing.

Tolkdiensten worden berekend op basis van twee sessies (van maximaal vier uur elk, met een minimumpauze van anderhalf uur) hetgeen een totaal van 7 uur betekent die ingaan op het verzochte tijdstip van aankomst. Bij wijze van uitzondering kan de tolk een extra uur werken (exact één uur) bovenop deze limiet, onder voorbehoud van de overeengekomen kosten. In het geval dat het geplande schema de 8 uur overschrijdt moet er een tweede team van tolken ingehuurd worden. Een extra bedrag voor auteursrechten kan in rekening gebracht worden indien de tolksessie opgenomen wordt voor later gebruik.

Elke opdracht van een klant wordt onderworpen aan een gedetailleerde en eerder verstrekte gratis prijsopgaaf, gebaseerd op de door de klant verstrekte informatie. Het tarief vermeld in de prijsopgaaf staat vast en is definitief met uitzondering van de volgende gevallen:

a) het wijzigen van de inhoud of het toevoegen van documenten door de klant nadat de opdracht is bevestigd;

b) de afwezigheid van documenten op het moment dat de prijsopgaaf berekend wordt, in het geval de berekening van de prijsopgaaf gebaseerd is op een gemiddeld aantal woorden en een uittreksel van de inhoud;

c) indien het niet mogelijk is een woordtelling te doen m.b.t. de opgestuurde documenten omdat deze een onbewerkbaar format hebben. In dit geval wordt de eenheidsprijs bepaald door de eindtotalen van de vertaalde documenten.

d) in meer uitzonderlijke gevallen, de te lage schatting van de hoeveelheid werk, voornamelijk i.v.m diensten die op een uurbasis worden gerekend.

Indien mogelijk zal alle mogelijke moeite gedaan worden om het werk te leveren met dezelfde opmaak als de bronversie tenzij de klant andere instructies geeft. Als voorzien wordt dat het extra werk zal zijn om op verzoek van de klant een document in een specifiek format te leveren dan zal dit duidelijk vermeld worden in de prijsopgaaf samen met de prijs voor het uitvoeren van het formateerwerk.

KennisTranslations zal de klant schriftelijk (per post, email of fax) informeren over alle prijsaanpassingen wanneer zij eenmaal de te tellen documenten in haar bezit heeft en zo snel mogelijk in het geval zij mogelijke prijswijzigingen voorziet voordat zij het werk uitvoert.

Indien de opdrachtbevestiging ontvangen wordt binnen 5 (vijf) dagen vanaf de datum waarop de prijsopgaaf is verstuurd zal de leverperiode die vermeld staat op de prijsopgaaf ingaan vanaf de datum waarop de opdracht bevestigd is. In het geval dat een opdracht meer dan één week nadat deze verstuurd is bevestigd wordt kan de leveringstermijn variëren, afhankelijk van de beschikbaarheid van de medewerkers op het moment waarop de bevestiging wordt ontvangen.

OPDRACHTBEVESTIGING
De klant moet per post, e-mail of fax een bevestiging sturen waarin vermeld wordt dat de voorwaarden vastgesteld in de prijsopgaaf, inclusief instructies, woordtelling (No Match, Repetitions, Fuzzy Match, 100% Match), kostprijs, data, leveringsdeadline en taalcombinatie, geaccepteerd worden en dat KennisTranslations mag beginnen met het werk.

BETALINGSVOORWAARDEN
Tenzij er met de klant speciale voorwaarden zijn overeengekomen in een specifieke dienstverleningsovereenkomst zijn facturen standaard netto, zonder korting, en dienen deze binnen 30 (dertig) dagen vanaf de factuurdatum betaald te worden. Betaling dient te geschieden middels een cheque uitgemaakt in naam van KennisTranslations of een overboeking. De gegevens m.b.t. de bankrekening staan vermeld op de verstuurde factuur.

Indien betalingen vertraagd worden mogen in behandeling zijnde opdrachten rechtmatig uitgesteld worden totdat de betaling volledig gedaan is of het geschil opgelost is.
ANNULERING VAN OPDRACHTEN
In het geval een opdracht door de klant wordt geannuleerd zal werk dat op dat moment uitgevoerd is voor 100% van de waarde in rekening gebracht worden en het resterende opgegeven bedrag voor het werk zal voor 50% gerekend worden. KennisTranslations kan, naar eigen goedvinden, de kosten voor het resterende opgegeven bedrag voor het werk kwijtschelden.
In het geval tolkwerk, dat reeds geboekt was door de klant, geannuleerd wordt zijn de volgende kosten van toepassing:

Meer dan 7 dagen voorafgaand aan het evenement: geen kosten

2-7 dagen voorafgaand aan het evenement: 50% van het bedrag van de opdracht

Minder dan 48 uur voorafgaand aan het evenement of op de dag van het evenement: 100% van het bedrag van de opdracht.

In het geval de klant gegronde redenen heeft kan KennisTranslations , naar eigen goedvinden, de kosten voor het resterende opgegeven bedrag voor het werk kwijtschelden.

DIENSTENOMSCHRIJVING

PRODUCTIEPROCES

ONTVANGST
De klant dient de te verwerken bestanden, samen met de opdrachtbevestiging, zo snel mogelijk na het accepteren van de opdracht op te sturen om er voor te zorgen dat de deadlines gehaald kunnen worden. Alle specifieke instructies en ondersteunende documenten die voor de opdracht gebruikt moeten worden dienen ook geleverd te worden.

De klant dient voor tolkwerk werkdocumenten en -teksten die tijdens de conferentie voorgelezen moeten worden, alsmede alle specifieke instructies en ondersteunende documenten zo snel mogelijk na het accepteren van de opdracht op te sturen naar KennisTranslations om ervoor te zorgen dat de tolken zich terdege kunnen voorbereiden. Alle documenten (agenda, samenhangende documenten, toespraken, woordenlijsten, etc.) die betrekking hebben op de opdracht moeten ten minste 8 dagen voorafgaand aan het tolkevenement aangeleverd worden. Indien toepasselijk zal een instructiesessie aangevraagd worden met de persoon die verantwoordelijk is voor de locatie.

De documenten kunnen in een elektronisch bestandsformat ontvangen worden via email of elektronisch bestandstransfer of als HTTP format via een FTP server.

VERTALING
Bij KennisTranslations zijn we ons terdege van bewust dat onze kracht in het menselijke aspect ligt. In overeenstemming met ons motto - “Vertalingen met een gezicht” - worden alle vertaalopdrachten geïdentificeerd door middel van de na(a)m(en) van de vertaler(s) en revisor(en) die verantwoordelijk zijn voor een voltooide opdracht en deze worden op verzoek van de klant bekend gemaakt.

Voor zover mogelijk zal KennisTranslations altijd dezelfde vertalers, proeflezers, tolken en revisoren voor een bepaalde eindklant van KennisTranslations gebruiken om consistentie en coherentie van de vertalingen te kunnen garanderen.

Alle door de klant geleverde woordenlijsten en relevante documentatie zullen geraadpleegd en gebruikt worden om de opdracht te voltooien. Interne terminologiebestanden en linguïstische resources zullen ook geraadpleegd worden.

Kwesties m.b.t. terminologie zullen door onze terminologieafdeling behandeld worden en opgenomen worden in een vragenlijst die naar de klant zal worden gestuurd (voordat de vertaling afgerond is). De klant zal direct geïnformeerd worden in geval van een meningsverschil over een voorgestelde term/uitdrukking die vermeld staat in de referentiedocumenten die door de klant opgestuurd zijn om gebruikt te worden tijdens de opdracht of als er een probleem ontdekt wordt in de originele tekst zodat een besluit genomen kan worden over de waargenomen kwesties en deze in het proces opgenomen kunnen worden.

Als vanwege een bepaalde reden de overeengekomen leveringsdeadline niet nageleefd kan worden of als er zich problemen of potentiële problemen voordoen met een opdracht zal KennisTranslations zo snel mogelijk contact opnemen met de klant en alle benodigde stappen nemen om de opdracht te kunnen leveren op een voor de klant bevredigende wijze.

REVISIE
In overeenstemming met ons kwaliteitscontrolesysteem worden alle vertalingen integraal gereviseerd door het technisch en linguïstisch team voordat zij teruggeven worden aan de klant.

Documenten worden proefgelezen en gecontroleerd op spelling door iemand anders dan de vertaler die de vertaling zal onderzoeken op geschiktheid voor het beoogde doel. Dit is inclusief, in overeenstemming met de vereisten van het project, het vergelijken van de bron- en doeltekst met het oog op consistentie van terminologie, register en stijl.

LEVERING
Indien mogelijk zal alle mogelijke moeite gedaan worden om het werk te leveren met dezelfde opmaak als de bronversie tenzij de klant andere instructies geeft.

De voltooide opdracht wordt gecontroleerd door de project manager om te verifiëren dat de geleverde dienst voldoet aan de dienstbeschrijvingen. De bestanden worden zoals gevraagd teruggegeven aan de klant als elektronisch bestandsformat via email of een elektronische bestandstransfer of in HTTP format via een FTP server.

TOLKEN
Tenzij anders geregeld met de klant zal het tolkenteam zich tenminste een half uur voor aanvang van het werk melden bij de contactpersoon van de klant op de locatie van samenkomst om zichzelf vertrouwd te maken met de hokjes, technische apparatuur en eventuele andere teams.

In het geval de technische faciliteiten niet geleverd worden door KennisTranslations dienen de technische faciliteiten en apparatuur geleverd door de klant in perfect werkende staat te zijn en moeten de hokjes groot genoeg zijn om comfortabel ruimte te bieden aan twee personen. Deze dienen geluiddicht en toepasselijke gelegen te zijn zodat de tolken vrij zicht hebben op de spreker en mogelijk getoonde projecties; optimale akoestische condities moeten geleverd worden voor gefluisterd of aaneengesloten tolken; de klant dient rekening te houden met toepasselijke pauzes voor de tolken, in overeenstemming met de best practices.

De tolken zullen tijdens conferenties waarvoor zij als tolken zijn aangenomen geen andere taken verrichten behalve die van conferentietolk.

Aan het einde van de conferentie zal het tolkenteam de contactpersoon ontmoeten om feedback te geven/ontvangen en het tolkproject af te sluiten.

KWALITEITSCONTROLE
Het door KennisTranslations geïmplementeerde kwaliteitscontrolesysteem maakt het mogelijk eventuele fouten te identificeren en te corrigeren tijdens alle fases van het uitvoeren van de opdracht. Het staat ook toe dat onze diensten gecontroleerd en verbeterd worden waarbij feedback van onze klanten meegenomen wordt. Het kwaliteitssysteem wordt gekarakteriseerd door de volgende richtlijnen:

• De project manager zorgt ervoor dat de specificaties voor elke opdracht voor elke klant duidelijk begrepen en gedocumenteerd worden;

• Tijdens de duur van de opdracht worden ten minste 3 controlestappen uitgevoerd: wanneer de opdracht wordt ontvangen, tijdens de uitvoering en wanneer deze wordt afgeleverd; al het uitgevoerde werk wordt onderworpen aan deze controlemechanismen die gedocumenteerd worden;

• Alle controles worden uitgevoerd door iemand anders dan de persoon die het werk uitvoert;

• Elk project wordt vanaf de start tot de levering gedocumenteerd zodat de oorsprong van elke fout die zich kan voordoen meteen geïdentificeerd en gecorrigeerd wordt;

• Alle taken worden uitgevoerd door gekwalificeerde medewerkers die voldoen aan de minimale kwalificatie zoals gedefinieerd door de Europese kwaliteitsnorm voor het leveren van vertaaldiensten EN 15038; alle freelancers worden onderworpen aan testen en een goedkeuring voordat zij met het bedrijf gaan werken en worden geregeld geëvalueerd;

• Alle instructies die aan interne en externe medewerkers worden gegeven zijn schriftelijk;

• Alle leveranciers van vertaaldiensten zijn zich bewust dat zij direct de project manager moeten informeren, door middel van een speciaal formulier, indien zich kwesties voor doen die kwaliteitsverlies kunnen veroorzaken;

• Commentaar en feedback gegeven door klanten worden geanalyseerd zodat deze op dusdanige wijze in het werkproces geïntegreerd kunnen worden dat het mogelijk is de dienst aan te passen aan de vereisten van de klant;

• Alle instructies die voortkomen uit commentaar en feedback van klanten worden schriftelijk gemeld aan de betrokken medewerkers en worden naar behoren gedocumenteerd;

• Het systeem wordt regelmatig gecontroleerd.

VERTROUWELIJKHEID
KennisTranslations erkent dat alle informatie, van welke aard dan ook, hetzij persoonlijk, zakelijk, wetenschappelijk, juridisch of enige andere dienst, waarmee hij bekend is of bekend raakt tijdens het uitvoeren van (een) vertaling, revisie, tolkwerk of louter wanneer deze hem toevertrouwd wordt, van een strikt vertrouwelijke aard is. Deze informatie zal niet openbaar gemaakt worden aan derde partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de klant. Deze verplichting heeft niet alleen betrekking op de duur van deze overeenkomst met KennisTranslations maar ook op de periode daarna.

De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet voor informatie die:

- reeds bekend was bij KennisTranslations en/of haar medewerkers, tenzij deze informatie bekend gemaakt is met verplichting van vertrouwelijkheid;

- onafhankelijk van de klant rechtmatig ontwikkeld is door KennisTranslations;

- rechtmatig verkregen is door KennisTranslations zonder de verplichting tot geheimhouding door een derde partij;

- reeds gepubliceerd is voor het algemene publiek door de rechtmatige eigenaar.

In het geval van een datatransfer over het Internet, waarbij erkend wordt dat data die verstuurd wordt via dit middel niet beschermd is tegen mogelijke verduistering en dat de communicatie van informatie van een gevoelige aard volledig voor eigen risico van de gebruiker is, kan KennisTranslations niet aansprakelijk zijn voor het mogelijkerwijs lekken van informatie of gegevens die worden uitgewisseld via het Internet.

Alle vertalers, revisoren en tolken die voor KennisTranslations werken zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsovereenkomst en accepteren daarmee hun evenredige aansprakelijkheid in het geval zij informatie vrijgeven die hun beschikbaar is gesteld voor het doel van hun vertaaldiensten.

AUTEURSRECHT
Na de volledige betaling van de facturen verschuldigd voor het werk, tenzij anders overeengekomen, verklaart KennisTranslations dat het volledige auteursrecht op het werk, zonder verjaring en inclusief alle economische rechten en het exclusieve recht om te reproduceren, in orde te brengen, aan te passen, te wijzigen, vertalen, afgeleide werken van te maken, te produceren, marketen, in oplage uit te brengen, te publiceren, distribueren, verkopen, autoriseren, sub-autoriseren, over te dragen, te verhuren, leasen, uit te zenden of elektronische toegang tot te verlenen, te versturen, vertonen, in te voeren in een computergeheugen en het werk, alle gewijzigde en afgeleide producten hiervan en alle delen of kopiën ervan in enige vorm alsmede alle uitvindingen, ontwerpen en merken die opgenomen zijn in het werk of die tijdens de duur van het creëren van het werk zijn ontwikkeld zonder verjaring maar inclusief gebruiks- en ontwerppatentrechten en vergelijkbare rechten in en aan zulke rechten op uitvindingen en ontwerpen en alle handels- en dienstmerkrechten overgedragen wordt aan de klanten en hun opvolgers.

Tot het moment van volledige en definitieve betaling voor de geleverde diensten, namelijk vertalen, proeflezen/reviseren of lokaliseren, zal KennisTranslations het auteursrecht over alle vertaalde documenten, gedeeltelijk of geheel, behouden. In het geval van niet-betaling zal elk gebruik, opvoering of reproductie van het werk in kwestie, geheel of gedeeltelijk, onwettig zijn.

VERANTWOORDELIJKHEID EN AANSPRAKELIJKHEID
Door het plaatsen van een opdracht stemt de klant toe om de factuur voor de aangegeven uiterste betaaldatum te betalen, normaliter binnen 30 (dertig) dagen na facturering. Speciale afspraken op verzoek van de klant ten tijde van de opdrachtbevestiging zullen vermeld staan op de factuur.

De klant krijgt een periode van 5 (vijf) werkdagen vanaf de ontvangst van de vertaalde of proefgelezen documenten toegekend om schriftelijk enige ontevredenheid met betrekking tot de kwaliteit van de diensten bekend te maken. Wanneer deze periode verstreken is zullen de verleende diensten als behoorlijk beschouwd worden en zal een factuur opgemaakt worden.

Tekortkomingen aanwezig in één deel van de vertaling zullen geen grond zijn, vanwege welke reden dan ook, om het gehele project in twijfel te trekken. In het geval van een klacht zal KennisTranslations een klachtenprocedure openen en de ontvangst van de klacht binnen één werkweek bevestigen en de kwestie z.s.m. afhandelen.

In het geval van een geschil m.b.t. de kwaliteit van de geleverde diensten zal de aansprakelijkheid van KennisTranslations nooit het bedrag van de opdracht in kwestie overschrijden. KennisTranslations zal onder geen enkel beding door de klant of een derde partij aansprakelijk gehouden worden voor indirecte, incidentele, specifieke of bijkomende schade (inclusief maar niet beperkt tot verlies van omzet of spaargeld, werkonderbrekingen, beschadiging of vervanging van apparatuur en goederen, of een schadevergoeding voor of vervanging van programma's of gegevens) voortkomend uit klachten gebaseerd op de accuratesse, leesbaarheid, precisie of coherentie van de gegevens verwerkt door KennisTranslations , zelfs als deze geïnformeerd is over de mogelijkheid van dergelijke claims of schade.

KennisTranslations zal niet aansprakelijk gehouden worden voor vertragingen in levering veroorzaakt door enige reden buiten haar macht, namelijk alle mogelijke vertragingen veroorzaakt door fax, modem, email of enige andere gegevensdragers of gevallen van force majeure. Alle vertragingen die aantoonbaar toerekenbaar zijn aan KennisTranslations zullen worden gecompenseerd tot de waarde van 5% (vijf procent) van de aanvankelijke waarde van de opdracht in de vorm van een korting op de factuur of een tegoed voor de volgende opdracht. Alle vertragingen die direct toerekenbaar zijn aan de klant (vertraging in het aanleveren van bestanden, vertraging m.b.t. opgevraagde benodigde informatie, ongeldige format, onleesbare tekst, etc.) zullen geen grond zijn voor enige schadevergoeding.

KLACHTENAFHANDELING
Alle klachten m.b.t. de kwaliteit van de diensten geleverd door KennisTranslations zullen vergezeld moeten worden door precieze correcties en verklarende aantekeningen over de aard van de betwiste tekst met duidelijk ondersteunende voorbeelden. Stijl- of terminologische kwesties die een kwestie van voorkeur zijn zullen niet in overweging worden genomen. De officiële klacht dient schriftelijk ingediend te worden door middel van aangetekende brief met ontvangstbewijs gericht aan de kwaliteitsfunctionaris, KennisTranslations BV, Muntstraat 4, 3961 AL Wijk bij Duurstede, Nederland (of via email met een automatisch ontvangstbewijs geadresseerd aan commercial@kennistranslations.com) binnen 5 (vijf) werkdagen na levering van het werk.

Na het openen van een klachtenprocedure en in het geval van een legitieme claim met betrekking tot de kwaliteit van het uitgevoerde werk kan KennisTranslations, na overeenstemming met de klant of naar eigen goedvinden, één of meer van de volgende compenserende maatregelen nemen:

• op eigen kosten, en binnen redelijke termijn, een revisie van de betwiste tekst uit laten voeren door een onafhankelijke proeflezer van zijn keus.

• een korting op de factuur toewijzen tot het maximale bedrag van 40% van de waarde van de factuur in kwestie, voor belastingen.

• een tegoed voor een toekomstige opdracht toewijzen tot het maximale bedrag van 40% van de waarde van de factuur in kwestie, voor belastingen.

BIJLAGE I DEFINITIES MET BETREKKING TOT VERTALEN EN TOLKEN

Klant:
elke individuele of zakelijke entiteit vertegenwoordigd door de koper die de inkooporder ondertekent. KennisTranslations leidt zonder beperking af dat elke medewerker of contractant van een bedrijf of organisatie die namens dit bedrijf of deze organisatie een opdracht plaatst voorafgaande goedkeuring zal hebben gekregen van het management om de inkoop van diensten voor zijn rekening te nemen.

Revisie
Werk dat uitgevoerd wordt door een revisor waarbij hij/zij een vertaling onderzoekt op geschiktheid voor het overeengekomen doeleinde, de bron- en doeltekst vergelijkt en, indien nodig, de tekst herschrijft met het oog op linguïstische aspecten zoals terminologie, grammatica, stijl en accuratesse van de vertaling.

Inkooporder:
Een bevestiging van de klant, verstuurd per gewone post, email of fax, waarin vermeld wordt dat de overeengekomen voorwaarden, inclusief instructies, woordtellingen (No Match, Repetitions, Fuzzy Match, 100% Match), kostprijs, leveringsdeadline en taalcombinatie, geaccepteerd worden en dat KennisTranslations mag beginnen met het werk.

Woordtellingen:
Aantal woorden in een tekst gebaseerd op een analyse gemaakt door de software gebruikt voor het van toepassing zijnde werk (bijv. berekend door middel van het statistisch instrument voor woordtelling in MS Word of het woordtellingsinstrument van een CAT-tool dat gebruikt wordt om het werk te doen).

100% Match:
Een tekstsegment uit de brontekst dat identiek is aan een vertaaleenheid in de brontaal in het vertaalgeheugen en die overeenkomt met een segment van de doeltaal.

Repetitions:
Een segment van de brontaal dat identiek is aan een eerder vertaald segment in de huidige brontekst en die daarom geen nieuwe vertaling behoeft.

Fuzzy Match:
Een segment uit de brontekst waarvoor een vergelijkbare maar niet volledig gelijke vertaaleenheid met overeenkomstige vertaling beschikbaar is in het vertaalgeheugen.

No Match:
Een segment uit de brontekst waarvoor geen 100% Match, Herhaling, Vage Match of voorstel van een acceptabel kwaliteitsniveau in het vertaalgeheugen is.

Werk:
Elke taak m.b.t. vertalen, proeflezen, tolken, DTP en/of ander vertaal- en lokalisatiewerk dat aan een klant geleverd wordt.

Brontaal:
Origineel gesproken of geschreven taal die getolkt of vertaald/gereviseerd moet worden.

Doeltaal:
Taal waarnaar de brontaal omgezet moet worden door middel van tolken of vertalen.

Vertaling
Omzetten van een tekst van de brontaal naar de doeltaal zoals gespecificeerd in de werkspecificatie en gebaseerd op de gegevens uit het vertaalgeheugen, de machinevertaling en/of de terminologielijst indien en waar mogelijk.

CAT-vertaling:
Het omzetten van een tekst in een brontaal naar een doeltaal zoals gespecificeerd in de werkspecificatie met gebruik van computer-ondersteunde vertaalsoftwaregegevens uit het vertaalgeheugen, machinevertaling en/of terminologielijst indien en waar mogelijk.

Tolken::
Het op mondelinge wijze overzetten van gesproken informatie in de brontaal naar de doeltaal.

Proeflezen:
Werk dat uitgevoerd wordt door een proeflezer, het controleren van proefdrukken voor publicatie.

Beoordelen:
Werk dat uitgevoerd wordt door een beoordelaar waarbij hij/zij een doeltekst onderzoekt op geschiktheid voor het overeengekomen doeleinde en met respect voor de afspraken van het domein waartoe deze behoort en het aanbevelen van corrigerende maatregelen.