CONDITIONS COMMERCIALES

Conditions générales de KennisTranslations pour la réalisation de services de traduction, correction d’épreuves, interprétation, PAO et/ou autres services de traduction et de localisation.
KennisTranslations prête des services de traduction, correction d’épreuves, interprétation, PAO et/ou autres services de traduction et localisation selon les conditions générales suivantes.

Se référer à l’annexe I pour les définitions (Définitions concernant les Services de Traduction et d’Interprétation).

DEVIS
Sauf dispositions contraires, nos services de traduction seront calculés sur la base d’un prix unitaire par mot source (déterminé d’après l’analyse réalisée par le logiciel utilisé pour chaque Service concerné). Tous les travaux de traduction fournis comprennent une révision par un second professionnel conformément au processus de travail décrit ci-dessous.

Les services de correction d’épreuves, reformulation, mise en page et localisation sont facturés sur la base d’un tarif horaire, après le calcul du nombre d’heures qui ont été nécessaires pour réaliser le service requis. Le devis indique également le nombre de jours ouvrables prévus nécessaires pour accomplir le service requis, le cas échéant.

Les services d’interprétation sont facturés sur la base de deux sessions (d’un maximum de quatre heures chacune, avec un intervalle minimum d’une heure et demi) s’élevant à un total de 7 heures, commençant à l’heure d’arrivée qui a été demandée. Exceptionnellement, l’interprète peut travailler au-delà de cette limite pendant 1 (une) heure supplémentaire (strictement une heure), sujette à des tarifs négociés. Au cas où l’emploi du temps programmé excède 8 heures, une seconde équipe d’interprètes devra être recrutée. Une somme supplémentaire pour les droits d’auteur peut être facturée dans le cas où l’interprétation doit être enregistrée en vue d’une utilisation future.

Chaque commande de la part d’un Client est sujette à un devis détaillé et gratuit préalable, se fondant sur les informations fournies par le client. Le tarif indiqué dans le Devis est fixe et définitif à l’exception des cas suivants :

a) modification du contenu ou ajout de documents par le Client une fois que la commande a été confirmée ;

b) absence de documents au moment du calcul du devis, dans les cas où le devis était calculé sur la base d’une indication approximative du nombre de mots et d’un extrait du contenu ;

c) impossibilité de réaliser le calcul des mots dans les documents envoyés dans un format non éditable, dans ce cas le prix unitaire est appliqué sur le calcul final des mots dans les documents traduits.

d) dans d’autres cas plus exceptionnels, quand il y a eu sous-estimation d’un service à réaliser, en particulier en ce qui concerne les services facturés sur la base d’un tarif horaire.

Lorsque c’est possible, à moins que d’autres instructions ne soient données par le Client, tous les efforts seront réalisés pour fournir le Service avec la même mise en page que la version d’origine. Si du travail supplémentaire est prévu afin de livrer un document dans un format spécifique demandé par le client, ceci devra être clairement déclaré dans le devis avec le prix de l’exécution du travail de mise en page.

KennisTranslations informera le Client de toute modification éventuelle du prix, par écrit (lettre, courriel ou fax), une fois que les documents à analyser seront reçus ou dès que possible dans les cas où sont prévues des altérations des prix, et cela avant l’exécution du service.

À condition que la confirmation de commande soit reçue dans les 5 (cinq) jours à compter de la date d’envoi du devis, la période de livraison indiquée sur le devis est effective à partir du jour où la commande est confirmée. Au cas où une commande est confirmée plus d’une semaine après l’envoi du devis, la période de livraison peut varier selon la disponibilité du personnel au moment de la réception de la confirmation.

CONFIRMATION DE COMMANDE
Le client doit envoyer une confirmation par lettre, courriel ou fax, déclarant que les conditions établies dans le devis, y compris les instructions, calcul des mots (No Match/Aucune correspondance, Repetitions/Répétitions, Fuzzy Match/Correspondance partielle, 100% Match/Correspondance parfaite), prix, DATES, délai de livraison et combinaison linguistique, sont acceptées et que KennisTranslations peut commencer l’exécution du service.

CONDITIONS DE PAIEMENT
Sauf dans les cas où par un accord spécifique avec le Client des conditions spéciales ont été établies, les factures sont nettes, sans escompte et payables dans les 30 (trente) jours à compter de la date d’envoi de la facture. Le règlement devra être effectué par chèque au nom de KennisTranslations ou par virement bancaire. Les coordonnées bancaires sont indiquées sur la facture qui a été envoyée.

En cas de retard du paiement, les commandes en cours peuvent être légitimement suspendues jusqu’au règlement complet du paiement ou jusqu’à la résolution des litiges.
ANNULATION DE SERVICE
En cas d’annulation d’une commande notifiée par le Client, tout travail réalisé jusqu’à ce moment-là sera facturé à 100 % de sa valeur, et la valeur établie du travail restant sera facturée à 50 %. KennisTranslations peut, à son entière discrétion, renoncer aux charges pour la valeur établie du travail restant.
En cas d’annulation d’une mission d’interprétation déjà réservée par le Client, les charges suivantes s’appliqueront :

Plus de 7 (sept) jours avant l’événement : pas de charges.

2-7 (deux à sept) jours avant l’événement : 50 % de la valeur du service.

Moins de 48 (quarante-huit) heures avant l ’événement ou le jour de l’événement : 100 % de la valeur du service.

En cas de justification du Client, KennisTranslations peut, à son entière discrétion, renoncer à réclamer le reste de la valeur établie du service.

DESCRIPTION DU SERVICE

PROCESSUS DE PRODUCTION

RÉCEPTION
Les fichiers à traiter doivent être envoyés par le Client dès que possible après l’acceptation du service, de façon à garantir le respect des délais, et au plus tard au moment de la confirmation de la commande. Toutes les instructions spécifiques et les documents de référence devant être utilisés pour réaliser le service doivent également être fournis.

Pour les services d’interprétation, les documents et textes de travail devant être lus à la conférence, ainsi que toutes les instructions spécifiques et les documents d’aide doivent être envoyés par le Client à KennisTranslations au plus vite après l’acceptation du service, de manière à garantir la préparation adéquate des interprètes. Tous les documents (agenda, documents relatifs, discours, glossaires, etc.) se rapportant à la mission doivent être fournis au moins 8 jours avant l’événement d’interprétation. Lorsque cela est nécessaire, une réunion avec la personne responsable du lieu de l’événement pourra être requise.

Les documents peuvent être reçus en format de fichier électronique par courriel ou par transfert électronique de fichier, ou en format HTTP par un serveur FTP.

TRADUCTION
Chez KennisTranslations nous sommes conscients que notre force réside dans le facteur humain. Conformément à notre devise – « Un visage à la traduction » - tous les services de traduction sont identifiés avec le(s) nom(s) de(s) traducteur(s) et réviseur(s) responsable(s) de chaque mission réalisée, et le Client pourra en être informé à sa demande.

Dans la mesure du possible, KennisTranslations utilisera toujours les mêmes traducteurs, relecteurs, interprètes et réviseurs pour le même Client final, afin de garantir la cohérence et l’harmonie des traductions.

Tous les glossaires et la documentation relatifs fournis par le Client seront consultés et utilisés pour exécuter le service. Les banques de données terminologiques et les ressources linguistiques internes seront également consultées.

Les questions terminologiques seront prises en charge par notre département de terminologie et incluses dans une liste à envoyer au Client sous la forme de Liste de Questions (jamais avant que la traduction ne soit finie). En cas de désaccord sur un terme/expression suggéré dans les documents de référence envoyés par le Client et à utiliser lors de l’exécution du service, ou si tout problème est détecté dans le texte original, le Client sera informé immédiatement de façon à ce qu’une décision sur les problèmes détectés puisse être prise et intégrée dans le processus.

Si pour toute raison que ce soit, la date de livraison établie ne peut être respectée, ou si tout problème ou problème potentiel en lien avec un Service surviendrait, KennisTranslations doit contacter le Client aussi vite que possible et entreprendre toutes les mesures nécessaires pour accomplir le Service d’une manière satisfaisante pour le client.

RÉVISION
Selon notre système de contrôle de qualité, toutes les traductions sont entièrement revues par une équipe technique et linguistique avant qu’elles ne soient envoyées au Client.

Les Documents sont relus et soumis à un contrôle orthographique par une autre personne que le traducteur, qui vérifiera la traduction en termes de conformité relativement à la finalité établie. Ceci comprend, conformément aux conditions requises pour le projet, la comparaison des textes source et cible en termes d’uniformité terminologique, de registre et de style.

LIVRAISON
Lorsque c’est possible, à moins que d’autres instructions ne soient données par le Client, tous les efforts seront réalisés pour fournir le Service avec la même mise en page que la version d’origine.

La mission achevée est contrôlée par le chef de projet pour qu’il vérifie que le service fourni satisfait les conditions requises des services. Les fichiers sont renvoyés au Client tel qu’il l’a demandé, en format de fichier électronique par courriel ou par transfert électronique de fichier, ou en format HTTP par un serveur FTP.

INTERPRÉTATION
Sauf arrangement différent avec le Client, l’équipe d’interprètes doit se présenter au référent du Client, sur le site où a lieu l’événement, au moins une demi-heure avant le début de la mission, afin de se familiariser avec les cabines, l’équipement technique et les éventuelles autres équipes.

Dans le cas où les équipements techniques ne sont pas fournis par KennisTranslations SA, les équipements et ressources techniques fournis par le Client doivent être en parfait état de marche et les cabines doivent être suffisamment spacieuses pour que deux personnes y soient assises confortablement. Celles-ci doivent être insonorisées et situées de manière appropriée afin que les interprètes aient une vue dégagée de l’orateur et de toute projection qui pourrait avoir lieu ; des conditions acoustiques optimales doivent être fournies pour l’interprétation chuchotée ou consécutive ; des pauses appropriées pour les interprètes, conformément aux meilleures pratiques, doivent avoir été prises en considération par le Client.

Les interprètes ne doivent exécuter aucune autre tâche que celle d’interprète de conférence pour les conférences pour lesquelles ils ont été embauchés.

À la fin de la conférence, l’équipe d’interprètes devra rencontrer le référent, afin de donner/recevoir un retour et conclure le projet d’interprétation.

CONTRÔLE DE QUALITÉ
Le système de contrôle de qualité mis en œuvre par KennisTranslations permet que les éventuelles erreurs soient identifiées et corrigées à chacune des étapes de l’exécution du projet. Il permet également à nos services d’être contrôlés et améliorés, le feedback de nos Clients étant pris en compte. Le système de qualité se caractérise par les lignes directrices suivantes :

• Le chef de projet s’assure que les spécifications de chaque service pour chaque client sont clairement comprises et documentées.

• Au cours du service, au moins 3 (trois) étapes de vérification sont exécutées : quand le projet est reçu, pendant sa réalisation et quand il est terminé. Tout service exécuté est sujet à ces mécanismes de contrôle, qui sont documentés.

• Toutes les vérifications sont menées à bien par une personne autre que celle qui a réalisé le service.

• Chaque projet est documenté du début au moment de la livraison de manière à ce que toute erreur qui pourrait avoir lieu puisse, dès son origine, être immédiatement identifiée et corrigée.

• Toutes les tâches sont exécutées par un personnel qualifié selon la qualification minimum définie par les Normes européennes EN 15038 pour la fourniture des services de traduction ; tous les travailleurs indépendants sont sujets à des tests, sont approuvés avant de commencer à travailler avec la société et ils sont régulièrement évalués.

• Toutes les instructions données au personnel interne et externe sont écrites.

• Tous les fournisseurs de service de traduction sont conscients qu’ils doivent immédiatement informer le chef de projet, au moyen d’un formulaire spécial, au cas où des problèmes qui surgiraient pourraient causer une perte de qualité.

• Les commentaires et les feedbacks fournis par les Clients sont analysés de manière à ce qu’ils soient intégrés dans le processus de travail, permettant ainsi une adaptation du service aux nécessités du Client.

• Toutes les instructions résultant des commentaires et des feedbacks des clients sont présentées par écrit au personnel concerné et sont dûment documentés.

• Le système est régulièrement contrôlé.

CONFIDENTIALITÉ
KennisTranslations reconnaît que toute information de quelque nature que ce soit, personnelle, commerciale, scientifique, juridique ou relative à tout autre service, dont la société a connaissance ou a pris connaissance au cours de l’exécution de la traduction, révision ou interprétation, ou qui lui a été confiée, est de nature strictement confidentielle. Cette information de devra pas être divulguée à des tiers sans consentement écrit préalable du Client. Cette obligation se réfère non seulement à la durée de cet Accord avec KennisTranslations , mais également pour la période postérieure.

L’obligation de confidentialité ne comprend pas les informations qui :

• sont déjà connues par KennisTranslations et/ou ses collaborateurs, à moins que ces informations n’aient été divulguées sous l’obligation de confidentialité ;

• sont développées légalement par KennisTranslations indépendamment du Client ;

• sont obtenues légalement par KennisTranslations sans obligation au secret de la part de tiers ;

• ont déjà été publiées au public en général par le propriétaire légal.

En cas de transfert de données par Internet, et reconnaissant que les données transportées par ces moyens ne sont pas protégées d’une possible appropriation indue, et que la communication de toute information de nature sensible est au seul risque de l’utilisateur, KennisTranslations SA ne peut être retenu comme responsable de toute fuite éventuelle d’information ou de données partagées par le biais d’Internet.

Tous les traducteurs, réviseurs et interprètes travaillant au nom de KennisTranslations SA sont liés par un Accord de Confidentialité et par conséquent acceptent également leur responsabilité en cas de divulgation de l’information qui leur est rendue disponible dans l’objectif de leurs missions.

DROITS D’AUTEUR
Après le paiement complet des factures dues pour le Service, et sauf mention contraire, KennisTranslations déclare que tous les droits d’auteurs du Service, y compris, sans restriction, tous les droits économiques et les droits exclusifs de reproduction, altération, adaptation, modification, traduction, création de produits dérivés, manufacture, commercialisation, mise en circulation, publication, distribution, vente, licence, sous-licence, transfert, location, emprunt, transmission ou fourniture d’accès par voie électronique, diffusion, exhibition, entrée dans la mémoire d’ordinateur, et utilisation du Service, de tous les produits modifiés et dérivés de celui-ci, et toutes les parties ou copies de celui-ci, sous quelque forme que ce soit, ainsi que toute invention, design et marque incorporé dans le Service ou développé au cours de la réalisation de celui-ci, y compris, sans restriction, tous les droits d’auteur et droits équivalents afférents à ces droits d’inventions et de design, et tous les droits commerciaux et de marques de service, est cédé au Client et à ses successeurs.

Jusqu’au paiement complet et final des services fournis, nommément traduction, révision/correction d’épreuves ou localisation, KennisTranslations SA détient les droits d’auteur de tous les documents traduits, entièrement ou en partie. En cas de non-paiement, toute utilisation, représentation ou reproduction du service en question, entièrement ou en partie, sera considérée illégale.

RESPONSABILITÉ ET OBLIGATIONS
En passant une commande, le Client accepte de s’acquitter de la facture à la date indiquée, habituellement 30 (trente) jours après l’émission de la facture. Tout accord particulier demandé par le Client au moment de la confirmation de la commande doit être indiqué sur la facture.

Le Client a le droit à une période de 5 (cinq) jours ouvrables à compter de la réception des documents traduits ou relus pour faire savoir par écrit tout désaccord concernant la qualité des services. Une fois cette période passée, les services seront considérés comme ayant été dûment exécutés et soumis à facturation.

Les défauts présents dans une partie de la traduction ne doivent constituer, en aucune manière, une raison pour contester le projet entier. En cas de plainte, KennisTranslations ouvrira une procédure de Réclamation, réclamation dont la société accusera réception sous 5 jours ouvrables et qu’elle réglera le plus rapidement possible.

En cas de litige relativement à la qualité des services rendus, la responsabilité de KennisTranslations SA ne devra jamais dépasser le montant de la facture de la commande en question. KennisTranslations SA ne devra en aucune circonstance être tenu responsable par le Client ou toute autre partie pour des dommages indirects, accidentels, spéciaux ou consécutifs (y compris, sans restriction, la perte de profits ou d’économies, interruption de travail, détérioration ou remplacement d’équipements et de biens, ou la récupération ou substitution de programmes ou de données) surgissant de plaintes fondées sur la correction, la lisibilité, la précision ou la cohérence des données utilisées par KennisTranslations , même si la possibilité de telles plaintes ou dommages lui avait été communiquée.

KennisTranslations ne devra pas être tenu responsable pour des retards de livraison causés pour toute raison dépassant son contrôle, notamment tout retard dû aux communications par fax, modem, courriel ou tout autre support de données, ou en cas de force majeure. Tout retard démontré comme étant directement attribuable à KennisTranslations SA devra être compensé jusqu’à 5 % (cinq pour cent) de la valeur initiale de la commande, sous la forme d’une réduction sur la facture ou d’un crédit sur la prochaine commande. Tout retard qui est directement attribuable au Client (retard dans la livraison de fichiers, retard dans les informations, format invalide, texte illisible, etc.) ne constituera pas de motif pour un éventuel remboursement.

GESTION DES PLAINTES
Toute plainte concernant la qualité des services fournis par KennisTranslations devra être accompagnée de corrections précises et de commentaires explicatifs sur la nature du texte contesté, étayées d’exemples pertinents. Les questions stylistiques ou terminologiques qui sont un sujet de préférence ne seront pas prises en considération. La plainte formelle devra être soumise par écrit par lettre recommandée avec avis de réception au Cabinet de Qualité, KennisTranslations BV, Muntstraat 4, 3961 AL Wijk bij Duurstede, Netherlands (ou par courriel avec un avis de réception automatique adressé à commercial@kennistranslations.com) dans les 5 (cinq) jours ouvrables à compter de la livraison du Service.

Après l’ouverture d’une Réclamation, et dans l’éventualité d’une réclamation légitime relative à la qualité du service réalisé, KennisTranslations peut après accord avec le Client ou à son entière discrétion, adopter une ou plusieurs des mesures compensatoires suivantes :

• Effectuer à ses propres frais, et dans des temps opportuns, une révision du texte objet du litige qui sera réalisée par un réviseur indépendant de son choix.

• Concéder une réduction sur la facture, jusqu’à un maximum de 40 % de la valeur de la facture concernée, hors taxes.

• Concéder un crédit pour une future commande jusqu’à un montant maximum de 40 % de la valeur de la facture concernée, hors taxes.

ANNEXE I

DÉFINITIONS RELATIVES À LA TRADUCTION ET À L’INTERPRÉTATION

Client
Tout individu ou société représenté par l’acheteur signant le Bon de Commande. KennisTranslations SA reconnaît sans restriction que tout employé ou donneur d’ordre d’une société ou d’une organisation passant une commande au nom de cette société ou organisation devra avoir reçu l’autorisation préalable de sa direction pour entreprendre l’acquisition de services.

Révision
Service réalisé par un réviseur qui examine une traduction pour vérifier s’il est conforme à l’objectif préétabli, compare le texte source et le texte cible, et si besoin, réécrit le texte avec une attention spéciale aux aspects linguistiques, tels que la terminologie, la grammaire, le style et l’exactitude de la traduction.

Bon de Commande
Une confirmation du client, envoyée par lettre, courriel ou fax, déclarant que les conditions établies dans le devis, dont les instructions, le calcul des mots (No Match, Repetitions, Fuzzy Match, 100% Match), le prix, la date de livraison et la combinaison linguistique, sont acceptées et que KennisTranslations SA peut commencer le travail.

Calcul des mots
Nombre de mots contenu dans un texte, calculé par le logiciel utilisé pour tout service concerné (ex. : en utilisant l’outil de calcul du nombre de mots dans la fonction Statistiques de MS Word, ou l’outil de calcul de n’importe quel logiciel de TAO utilisé pour effectuer le service).

100% Match (Correspondance parfaite)
segment du texte source qui est identique à l’unité de traduction dans la mémoire de traduction et qui correspond à un segment dans la langue cible.

Repetitions (Répétitions)
segment du texte source qui est identique à un segment traduit plus tôt dans le texte source en cours de traduction et qui par conséquent n’a pas besoin d’une nouvelle traduction.

Fuzzy Match (Correspondance partielle)
segment d’un texte source pour lequel est disponible, dans la mémoire de traduction, une unité de traduction en partie similaire, mais qui ne correspond pas complètement.

No Match (Aucune correspondance)
segment du texte source pour lequel aucune correspondance parfaite, partielle, répétition ou proposition de la traduction automatique d’un niveau de qualité acceptable n’est disponible.

Service
Toute tâche relative à la traduction, la révision, l’interprétation, la PAO et/ou autre service de traduction et localisation fourni à un client.

Langue source
Langue originale parlée ou écrite qui doit être interprétée ou traduite/relue.

Langue cible
Langue dans laquelle la langue source doit être passée par interprétation ou traduction.

Traduction
Conversion d’un texte d’une langue source dans une langue cible indiquée dans le Cahier des Charges et sur la base des données fournies par la mémoire de traduction, la traduction automatique et/ou les listes terminologiques quand elles sont disponibles.

Traduction PAO
Conversion d’un texte en langue source dans la langue cible indiquée dans le Cahier des Charges en utilisant un logiciel de Traduction Assistée par Ordinateur, des données fournies par la mémoire de traduction, la traduction automatique et/ou par les listes terminologiques quand elles sont disponibles.

Interprétation
Reproduction orale d’une information dite en langue source dans une langue cible.

Correction d’épreuves
Service réalisé par un correcteur, vérifiant les épreuves avant la publication.

Relecture
Service réalisé par un relecteur qui examine un texte en langue cible pour vérifier s’il est conforme à l’objectif préétabli et s’il respecte les conventions du secteur auquel le texte appartient, et qui suggère des mesures correctives.